Fungsi dan Peran Sekretaris Dalam Organisasi

Memahami sekretaris

Istilah “sekretaris” aslinya berasal dari bahasa Latin, yaitu “sekretaris“, yang berarti “rahasia”. Makna rahasia di sini adalah orang yang menyimpan rahasia.

Ada banyak pengaturan kesekretariatan, dijelaskan oleh para ahli. Satu penjelasan adalah M. Braum dan Ramon, yang mengatakan bahwa:

Seorang sekretaris adalah karyawan kepala atau manajer yang menerima dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau memperingatkan manajemen tentang komitmen atau perjanjian resminya, dan memenuhi banyak komitmen lain terkait dengan meningkatkan efektivitas manajemen terkait dengan komitmen terkait lainnya untuk meningkatkan efisiensi. pemimpin mereka.

Dengan demikian, faktanya adalah bahwa sekretaris adalah seseorang, dan karyawan, dan karyawan yang memiliki tugas yang berkaitan dengan rahasia suatu organisasi atau perusahaan. Seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu para pemimpin, baik organisasi maupun perusahaan, terutama dalam pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan masalah administrasi yang mendukung kegiatan manajer atau operasi perusahaan.

Peran sekretaris dan tanggung jawab utama

Fungsi dan Peran Sekretaris Dalam Organisasi

Banyak yang beranggapan bahwa sekretaris adalah wakil dari pemimpin, ada juga yang percaya bahwa sekretaris adalah asisten manajer, dan beberapa bahkan menganggap bahwa tugas sekretaris adalah mencatat hasil rapat, menyusun dan menerima surat.
Peran sekretaris

Seperti dalam film-film, sekretaris adalah salah satu dari mereka yang memiliki tanggung jawab besar untuk kepemimpinan dan anggota, di mana sekretaris harus selalu ramah dan mendukung dalam organisasi.

1. Peran sekretaris pemimpin:

  • Sekretaris bertindak sebagai penghubung antara pemimpin dan orang / organisasi lain melalui surat, telepon atau media lainnya. Jadi semua sekretaris yang menerima.
  • Menjadi sumber informasi dan dukungan bagi para pemimpin.
  • Sebagai perpanjangan pimpinan pimpinan untuk anggota.
  • Sebagai wakil (alternatif) untuk memikirkan pemimpin dalam keadaan tertentu.

2. Peran sekretaris untuk anggota

  • Sebagai penghubung antara anggota dan pemimpin.
  • enjadi pengawas, motivasi dan kebijakan kinerja bagi anggota dalam suatu organisasi sebagai bentuk ekspansi dari seorang pemimpin.

Tugas utama sekretaris

Tugas sekretaris tidak jauh dari peran yang hanya menjalankan tugas sekretaris satu organisasi, dan tugas sekretaris organisasi lain tidak harus bersamaan, dan mereka semua kembali ke AD / ART yang sesuai yang mengatur tugas sekretaris. Tetapi secara umum, organisasi memiliki 8 tugas kesekretariatan:

1. Eksekusi perintah manajemen

Sebagai bawahan, kepala sekretaris wajib mengikuti perintah dari kepala untuk memimpin organisasi. Sebagai:

  • pencarian informasi
  • pengumpulan data
  • lakukan dokumen pidato, dll.

2. Membantu seorang pemimpin

Sekretaris juga berkewajiban untuk membantu pekerjaan pemimpin, misalnya, mengganti pemimpin jika pemimpin tidak dapat menghadiri, mengendalikan dan memastikan bahwa program kerja organisasi berada di jalur yang benar.

Sumber : https://guruakuntansi.co.id/

Fungsi sekretaris

Di perusahaan, sekretaris memiliki dua fungsi, jika kita menganggapnya dalam kerangka tugasnya, yaitu fungsi utama dan fungsi tambahan.

1. Fungsi utama

Fungsi utama sekretaris adalah untuk menyediakan layanan administrasi untuk mendukung kegiatan organisasi atau perusahaan menggunakan keterampilan atau keterampilan yang dimilikinya, seperti mengetik, mengelola surat, dan arsip lainnya, mengatur agenda, menangani panggilan telepon, dan lainnya.

2. Fungsi sekunder

Fungsi sekunder dari sekretaris adalah untuk membantu memastikan kelancaran operasi organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab atas kegiatan rutin yang dilakukan di kantor, menggunakan pengetahuan seperti perbankan, hubungan manusia, bisnis perusahaan, persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan teknis dan pengetahuan lainnya.